Svalbarðsstrandarhreppur

Innkaupareglur Svalbarðsstrandarhrepps.

Markmið Svalbarðsstrandarhrepps með reglum um innkaup eru:

• Að við innkaup Svalbarðsstrandarhrepps sé þess gætt að ákvæðum laga og reglna er varða innkaup sé fylgt í hvívetna.

• Að gætt sé jafnræðis þeirra sem viðskipti eiga við Svalbarðsstrandarhrepp.

• Að innkaupareglur og innkaupaaðferðir séu skýrar og gagnsæjar.

• Að stuðla að samkeppni á markaði varðandi sölu á vörum, verkum og þjónustu til Svalbarðsstrandarhrepps.

• Að beitt sé markvissum og skipulögðum vinnubrögðum við innkaup og með þeim stuðlað að hagkvæmni í rekstri og framkvæmdum.

• Að við innkaup sé beitt útboðum, að eins miklu leyti og unnt er og hagkvæmt þykir og að hlutur útboða í heildarinnkaupum aukist.

• Að samræma innkaup fyrir einstakar stofnanir og fyrirtæki að svo miklu leyti sem hagkvæmt þykir.

• Að við innkaup sé auk kostnaðar tekið tillit til gæða– og umhverfissjónarmiða.

• Að ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við reglur Svalbarðsstrandarhrepps sé á hendi viðkomandi stjórnenda.

Í innkaupastefnu Svalbarðsstrandarhepps felst eftirfarandi:

 

1.      Innkaup skulu fylgja ákvæðum laga og reglna um innkaup.

2.      Innkaupareglur séu skýrar og gagnsæjar og framkvæmd innkaupa markviss og skipulögð. Innkaupin   séu samræmd fyrir einstakar stofnanir sveitarfélagsins eins og kostur er.

3.      Stefnt skal að því að hlutur útboða í heildarinnkaupum  aukist. Meginregla við innkaup er útboð. Við innkaup skal taka tillit til gæða, umhverfissjónarmiða og verðlags.

4.      Stuðla skal annars vegar að eðlilegri samkeppni  í viðskiptum og jafnframt skal gæta jafnræðis.

5.      Svalbarðsstrandarheppur stefnir að auknum rafrænum viðskiptum, meðal annars í formi útboðsgagna, annarra upplýsinga tengdum innkaupum, reikninga og fleira til hagsbóta fyrir sveitarfélagið og viðskiptaaðila þess.

 

INNKAUPAREGLUR SVALBARÐSSTRANDARHREPPS

1. gr.
Tilgangur

Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Svalbarðsstrandarhrepps og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Svalbarðsstrandarhreppur kaupir. Ennfremur skulu reglurnar stuðla að því að tekið sé tillit til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Svalbarðsstrandarhreppur hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla á sviði innkaupa sé vönduð.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að almennar kröfur um stjórnfestu og fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málskotsrétt séu virtar við innkaup.

 

2. gr.
Gildissvið og ábyrgð

Reglur þessar gilda fyrir allar stofnanir sem reknar eru á vegum Svalbarðsstrandarhrepps. Hver stjórnandi ber ábyrgð á að innkaup á hans vegum séu í samræmi við innkaupareglur Svalbarðsstrandarhrepps og lög og reglur sem málið varðar.

3. gr.
Lög og reglur um innkaup

Innkaupareglum Svalbarðsstrandarhrepps skal fylgt við öll innkaup, sem og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 og lögum um opinber innkaup nr. 94/2001. Einnig skal taka mið af EES reglum þegar það á við.

 

4. gr.
Hugtakið innkaup

Með hugtakinu innkaup er átt við kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

 

5. gr.
Innkaupaaðferðir

Við innkaup Svalbarðsstrandarhrepps skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:

• Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.

• Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.

• Samningur eða pöntun án undangengins útboðs eða fyrirspurnar.

• Innkaup samkvæmt rammasamningi.

Við innkaup Svalbarðsstrandarhrepps er einnig heimilt, þar sem við getur átt, að beita eftirtöldum aðferðum:

• Samningskaupum að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.

• Samningskaupum án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.

• Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi. Forval er hluti útboðsferils.

 

          6. gr.
Umsjón innkaupa

Sveitarstjóri hefur yfirumsjón með öllu forvali, útboðum og fyrirspurnum sem og samningskaupum.

Verkefni sveitarstjóra er að tryggja að öll vinna við auglýsingar, kynningu, innkaup og samningagerð séu samræmd. Sveitarstjóri veitir þeim aðilum, sem getið er í 2. gr. reglna þessara, þjónustu og aðstoð vegna innkaupa þeirra. 

 Ábyrgð á innkaupum er á hendi viðkomandi stjórnenda.

7. gr.
Áætlun fjárhæða innkaupa/samninga

Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin birtist. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðið er út.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

 

8. gr.
Samræming innkaupa

Sveitarstjóri skal hafa frumkvæði að því að samræma innkaup Svalbarðsstrandarhrepps þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir Svalbarðsstrandarhrepps hafa almennt not fyrir.

9. gr.
Hvenær útboð skal viðhaft

Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup.

Þegar áætluð samningsfjárhæð verklegrar framkvæmdar er yfir 16 mkr. skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 8 mkr. eða yfir 4 mkr. vegna vörukaupa skal sömuleiðis viðhafa útboð. Alla tölur eru með virðisaukaskatti.

10. gr.
Opið útboð

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.

11. gr.
Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi þátttakenda vera fjórir, ef þess er nokkur kostur.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

 

12. gr.
Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

13. gr.
Lokað útboð án forvals

Viðhafa má lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

14. gr.
Auglýsing útboða

Útboð skal auglýsa í blöðum og á vefsetri Svalbarðsstrandarhrepps. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

15. gr.
Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.

Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

16. gr.
Fyrirspurnir

Þegar ekki er viðhaft útboð eins og meginreglan í 1. mgr. 9. gr. kveður á um vegna innkaupa vöru, verka eða þjónustu skal fyrirspurn almennt vera undanfari viðskipta. Skylt er að fyrirspurn sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 5 mkr., yfir 2.5 mkr. þegar um þjónustu er að ræða, en yfir  1 mkr. þegar um vörukaup er að ræða. Öll viðmiðunarverð eru án virðisaukaskatts.

Sveitarstjóri annast fyrirspurnir á vöru og þjónustu fyrir stofnanir Svalbarðsstrandarhrepps, nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr..

Fyrirspurn er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman. Opnun tilboða/verðfyrirspurnar, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af starfsmönnum. Samanburðarskrá tilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplýstir um val á tilboði og tilboð annarra aðila.

17. gr.
Undanþága frá útboði verðfyrirspurn.

Heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila.

Sveitarstjóri einn getur veitt undanþágu að höfðu samráði við sveitarstjórn.

18. gr.
Samningsgerð.

Sveitarstjóri skal annast alla samningsgerð í framhaldi útboða og verðfyrirspurna sé ekki annað ákveðið sbr. 6. gr.. Megin markmið með þessu er að samræma vinnubrögð.

 

19. gr.
Meðferð samninga Svalbarðsstrandarhrepps

Allir samningar sem um getur í 2. gr. reglna þessara skulu vistaðir samkvæmt lögum og reglum um opinber gögn.

20. gr.
Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.  Almennt skulu reikningar sendir kaupanda til greiðslu, en heimilt að semja um að annar háttur skuli hafður á. 

21. gr.
Mat og val á tilboðum/samningsaðilum

Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lög og reglur. Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti.

Ef meta skal  tilboð á grundvelli fleiri forsendna en verðs skal tiltekið hverjar þær forsendur eru í útboði og þeim raðað eftir mikilvægi. Við mat á hagkvæmni tilboðs skal tekið tillit til umhverfissjónarmiða  m.a. líftímakostnaðar þar sem það á við.

22. gr.

Hæfi bjóðenda

Fjárhagsstaða sem og tæknileg geta fyrirtækis skal vera það trygg að það geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart kaupanda.

Fyrirtæki getur, eftir því sem við á og vegna gerðar tiltekins samnings, byggt á tæknilegri og/eða fjárhagslegri getu annarra aðila án tillits til lagalegra tengsla fyrirtækisins við þessa aðila. Ef þetta er gert skal fyrirtæki sýna kaupanda fram á að það muni hafa aðgang að nauðsynlegri tækni og/eða fjármagni fyrir framkvæmd samningsins, t.d. með þeim hætti að hlutaðeigandi fyrirtæki stofni sameiginlega sérstakt félag í þessu skyni.

Tilgreina skal í útboðsgögnum þær fjárhagslegu og tæknilegu kröfur sem gerðar eru til bjóðenda. Ekki skal krefjast frekari gagna um sönnun á fjárhagslegri og tæknilegri getu en nauðsynlegt er með hliðsjón af eðli og umfangi fyrirhugaðra innkaupa.

Óheimilt er að gera samning við þann sem hefur verið sakfelldur með endanlegum dómi fyrir eftirtalin afbrot:

1. þátttöku í skipulögðum brotasamtökum,

2. spillingu,

3. sviksemi,

4. peningaþvætti.

Óheimilt er að semja við fyrirtæki ef eftirfarandi á við:

1. Bú fyrirtækis er undir gjaldþrotaskiptum eða félagi hefur verið slitið, það hefur fengið heimild til nauðasamninga eða greiðslustöðvunar eða er í annarri sambærilegri stöðu.

2. Óskað hefur verið gjaldþrotaskipta eða slita á fyrirtæki, það hefur leitað heimildar til nauðasamninga eða greiðslustöðvunar eða er í annarri sambærilegri stöðu.

3. Fyrirtæki hefur með endanlegum dómi verið fundið sekt um refsivert brot í starfi.

4. Fyrirtæki hefur sýnt alvarlega vanrækslu í starfi sem kaupanda er unnt að sýna fram á.

5. Fyrirtæki er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld til lífeyrissjóðs og stéttarfélagavegna starfsmanna sinna, þ.m.t stéttafélagsgjald og sjúkra- og orlofssjóðsgjald.

6. Fyrirtæki er í vanskilum með opinber gjöld eða sambærileg lögákveðin gjöld.

7. Fyrirtæki hefur gefið rangar upplýsingar um fjárhagslega og tæknilega getu sína eða hefur ekki lagt slíkar upplýsingar fram.

Við mat á því hvort skilyrði 5. og 6. mgr. þessarar greinar eigi við um fyrirtæki skal litið til þess hvort um sé að ræða sömu rekstrareiningu, með sömu eða nær sömu eigendur í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi á sama markaði, án tillits til þess hvort fyrirtækið hafi skipt um kennitölu eða verið stofnað að nýju. Í þessu skyni er heimilt að kanna viðskiptasögu stjórnenda og helstu eigenda. Miða skal við stöðu bjóðanda á opnunardegi tilboða.

Heimilt er að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa.Sveitarstjóri kannar fjárhag bjóðenda og staðfestir skriflega að bjóðandi hafi skilað inn tilskyldum gögnum og staðist fjárhagsskoðun.

 

23. gr.
Ákvörðunarvald um val á samningsaðilum og þátttakendum

Stjórnandi skal rökstyðja tillögu um val á samningsaðila.

Sé áætluð samningsfjárhæð yfir 16 mkr. ef um kaup á verklegum framkvæmdum er að ræða, 8 mkr. ef um þjónustukaup er að ræða eða 4 mkr. ef um vörukaup er að ræða tekur sveitarstjórn ákvörðun um val á tilboði að fenginni tillögu frá forstöðumanni/stjórnanda. Í slíkum tilvikum ákveður sveitarstjórn einnig útboðsaðferð og velur þátttakendur, ef um það er að ræða, að fenginni tillögu forstöðumanns. Þegar útboð eða verðfyrirspurn er þvert á svið og stofnanir ( matur, pappír, tölvur, hreinlætisvörur og svo frv. ) er það hlutverk sveitarstjóra að taka ákvörðun um val á samningsaðila.

Þegar þátttakendur í lokuðu útboði, hönnunarsamkeppni og annars konar samkeppni eru valdir af sérstakri forvalsnefnd eða dómnefnd skal niðurstaðan lögð fyrir viðkomandi nefnd. Sama regla á við þegar dómnefnd metur og velur vinningshafa í samkeppni.

Skýrt skal koma fram í forvalsgögnum eða öðrum gögnum sem dreift er til hugsanlegra þátttakenda hvaða forsendur dóm – eða forvalsnefnd skuli leggja til grundvallar í vali þátttakenda.

24. gr.
Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 94/2001, sbr. 10. gr. og IX. kafla laganna, er  aðila heimilt að  kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal berast nefndinni skriflega innan fjögurra vikna frá því kærandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi, er hann telur brjóta gegn réttindum sínum, sbr. 1. mgr. 78. gr. laga 94/2001.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á rétt sinn hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála Svalbarðsstrandarhrepps sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til sveitarstjórnar, innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar. 

25. gr.
Hæfis- og siðareglur

Enginn starfsmaður Svalbarðsstrandarhrepps eða fulltrúi í nefnd eða stjórn á vegum Svalbarðsstrandarhepps má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við.  Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans sbr. hæfisreglur í stjórnsýslulögum og í samþykktum um stjórn Svalbarðsstrandarhepps. 

Starfsmönnum Svalbarðsstrandarhrepps og fulltrúum í nefndum eða stjórnum á vegum Svalbarðsstrandarhepps er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við Svalbarðsstrandarhepp nema með samþykki sveitarstjóra.

26. gr.
Ábyrgð á því að farið sé að reglum um innkaup

Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við reglur Svalbarðsstrandarhrepps er á hendi viðkomandi stjórnanda. 

27. gr.
Trúnaðarskylda.

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- og almannahagsmuna samkvæmt lögum eða eðli máls.

28. gr.
Gildistaka og endurskoðun.

Reglur þessar öðlast gildi 1. maí 2010. Reglur þessar skal endurskoða eigi síðar en í júní ár hvert.

Samþykkt á fundi sveitarstjórnar Svalbarðsstrandarhrepps 13. apríl 2010